Handleiding & documentatie

Leden en toegang

Meld je aan met je gewone GRITT-account of, wanneer geactiveerd, via de instellingslogin en open Instellingsadministratie. Kies je instelling. De zichtbare onderdelen volgen je toegekende beheerrechten.

Gebruik Ledenbeheer om leden en hun bevoegdheden te beheren. Noteer het lidmaatschapsnummer wanneer je een abonnementsplaats wilt toewijzen. Trek bij vertrek het lidmaatschap in: alleen een abonnementsplaats intrekken beëindigt niet alle andere toegang die iemand kan hebben.

Intrekken verwijdert geen account of leerinhoud en zegt een persoonlijk abonnement niet automatisch op. Behandel een verwijderverzoek afzonderlijk via de afgesproken privacyprocedure met GRITT. Controleer na intrekking de ledenlijst en het beheerlog; meld eventueel nog lopend werk met de opdrachtreferentie bij GRITT.

Een ontbrekende instelling of functie kan betekenen dat je geen bevoegdheid hebt of dat de functie niet is geactiveerd. Neem contact op met je instellingsbeheerder. Gebruik ‘Beheersessie beëindigen’ wanneer die knop wordt getoond.

Abonnementsplaatsen

1. Open ‘Abonnementsplaatsen beheren’ bij je instelling.
2. Kies de goedgekeurde periode en klik op ‘Ophalen’.
3. Kies het abonnement, vul het lidmaatschapsnummer en een reden in en wijs de plaats toe.
4. Controleer de toewijzing in de tabel. Voor intrekken vul je eerst een reden in en klik je bij de betreffende plaats op ‘Intrekken’.

De beschikbare capaciteit komt uit de goedgekeurde periode. Bij een vast aantal plaatsen blijft het afgesproken aantal leidend. Bij afrekening op bezetting bepaalt het hoogste gelijktijdig toegewezen aantal per pakket de kosten, zonder dagverrekening. Intrekken verlaagt een eerder bereikte piek niet. Het gaat om toegewezen plaatsen, niet om daadwerkelijk inloggen of leren. Een eventueel bestaand persoonlijk abonnement wordt hierdoor niet automatisch beëindigd; stem de overgang vooraf af met GRITT.

Bij een onduidelijk netwerkresultaat gebruik je de aangeboden knop om hetzelfde verzoek opnieuw te proberen. Zo voorkom je dat je een nieuwe beheeractie aanmaakt terwijl het eerdere verzoek mogelijk al is verwerkt.

Kosten, budgetten en exports

Bevoegde medewerkers kunnen in Instellingsadministratie de beschikbare kostenrapportage bekijken en exporteren. Controleer altijd instelling, verslagperiode, kolommen en eenheden voordat je gegevens in je administratie importeert.

In ‘Kosten en facturen’ kies je ‘Abonnementskosten’ en de startmaand van de goedgekeurde periodes. Je kunt iedere pagina als CSV of JSON downloaden; bij meer dan 50 periodes gebruik je ook ‘Volgende pagina’. De exacte EUR-bedragen, aantallen en pakketversies kunnen in de administratie worden overgenomen. De export bevat geen studentnamen of leerinhoud. Dit kostenconcept is geen uitgegeven of betaalde factuur en berekent geen btw. De kolom Afrekening vermeldt of vaste aantallen gelden, of bezetting. Bij bezetting is het getoonde bedrag een capaciteitsmaximum; het definitieve aantal is de hoogste gelijktijdige toewijzing per pakket in de periode, zonder dagverrekening, vastgesteld na afloop.

Kies ‘Facturen en betaalstatus’ voor de geregistreerde facturen van die periodes. Testfacturen staan hier niet tussen. Controleer het moment van de laatste statuscontrole: het overzicht kan achterlopen op Stripe. ‘Voldaan volgens Stripe’ kan ook verrekening omvatten. In deze CSV/JSON-export zijn bedragen gehele eurocenten; een leeg bedrag betekent onbekend, niet nul. Ook dit overzicht heeft maximaal 50 regels per pagina.

De verbruiksrapportage is geen volledige abonnementsfactuur. De abonnementsperiode, overeengekomen prijzen en factuurafspraken zijn afzonderlijk leidend. Budgetten en financieringsaanvragen horen bij de daarvoor ingerichte verbruiksroute.

Deel exports alleen met bevoegde medewerkers en bewaar ze volgens het beleid van je instelling. Voor een automatische administratieve koppeling zijn de gewenste gegevens en afspraken eerst af te stemmen.

Documentatie voor de instelling

Gebruik de algemene GRITT-documentatie voor het gebruik van GRITT. Deze pagina beschrijft de bediening van het instellingsbeheer.

Het juridische en beveiligingsdossier wordt afzonderlijk aangeleverd. Vraag bij de overdracht om de toepasselijke versies van de overeenkomst, verwerkersafspraken, privacy- en beveiligingsdocumentatie, bewaartermijnen, incidentprocedure en verzekeringsinformatie. Controleer daarbij welke stukken nog concept zijn en welke afspraken zijn vastgesteld.

IT stemt de SSO-aansluiting en eventuele ELO-koppelingen af met GRITT en de betrokken leverancier. Een zichtbare inlogpagina betekent niet dat de aansluiting van jouw instelling al is geactiveerd. Test aanmelding, bevoegdheden en vertrek samen vóór ingebruikname.